Paragrafen

Personele bezetting
2023 was nog steeds een jaar waarbij krapte op de arbeidsmarkt een grote rol speelde. In relatie met de grote opgaven waar wij als gemeente een rol in vervullen bleef het binnenhalen van het juiste personeel een uitdaging. Hier wordt volop in geïnvesteerd met een aangepaste arbeidsmarktcampagne alsook een actieve benadering van de arbeidsmarkt. Dit alles met als resultaat daArbeidsmarkt dat de meeste vacatures binnen redelijke termijn zijn ingevuld.

Naast het werven van nieuwe medewerkers hebben we ons uiteraard ook op het behoud van de eigen medewerkers. Door het bieden van een goed werkklimaat waar talenten van medewerkers zo optimaal mogelijk worden benut. Aan de hand van Strategische Personeelsplanning anticiperen we op toekomstige ontwikkelingen.

Afgelopen jaar zijn de richtingen die zijn meegegeven vanuit het Bidbook verder uitgewerkt in een concrete koers, namelijk "Same gaon veur Grots!". In deze koers hebben we de kaders gesteld hoe we als organisatie toe willen groeien naar een Gezonde, duurzame en ondernemende organisatie. We doen dit op de sporen: opgavengericht- en programmatisch werken, de basis op orde waarin gewerkt wordt aan een solide professionele bedrijfsvoering, competenties, houding en gedrag en talenten en we hebben toegewerkt naar een nieuwe directiestructuur. Concreet zijn we aan de slag met programmatisch werken binnen de programma's Vitale Kernen en Duurzaamheid, we zijn aan de slag gegaan met het optimaliseren van twee primaire dienstverleningsprocessen (vergunningverlening, bezwaar en beroep) in een pilot waarin dienstverlening voorop staat. De eerste resultaten waren zeer positief en heeft ons doen besluiten deze methode breed uit te rollen in de organisatie in 2024 en verder. De samenwerking tussen het bestuur en de organisatie kan beter. Daarom hebben we als organisatie samen met het bestuur afspraken gemaakt over hoe we beter met elkaar kunnen samenwerken. we hebben een eerste aanzet gemaakt in opdrachtgever- en opdrachtnemerschap. Heldere opdrachten waarin rol duidelijkheid en beoogd effect scherp zijn geformuleerd. We zijn er nog niet maar het begin is gemaakt. Dat geldt ook voor het opmaken en voorbereiden van de P&C documenten waarin we meer nadruk leggen op het beoogd effect en impact en in mindere mate de financiële aard.

We hebben de eerste stappen gezet om met onze teamhoofden te investeren in persoonlijk leiderschap. De teamhoofden en directie vormen een belangrijke sleutelrol in het doorvoeren uitdragen van wat we verwachten in hoe we samenwerken intern maar ook zeker met onze stakeholders buiten. Een wat meer zakelijke houding met oog voor de mens.  
Tot slot; 2023 heeft in het teken gestaan van het grondig voorbereiden en inrichten van de verschillende sporen van de organisatieontwikkeling. Op verschillende fronten zijn we al gestart, op andere fronten starten we in 2024. Medewerkers en teamhoofden zijn in positie gebracht en we weten wat hen te doen staat. 2024 zal in het teken staan van implementatie en daadwerkelijk maken van het verschil. Organisatieontwikkeling is niet iets wat we in één of twee jaar voor elkaar krijgen. De mindset van onze medewerkers moet anders en dat kost tijd. Gelukkig zien we steeds vaker dat we hierin slagen.

Voor het op peil houden van de dienstverlening en bedrijfsvoering is in hoofdlijnen een plan opgesteld voor de verdere digitalisering, welke aspecten omvat als digitale toegang en afhandeling van onze producten en diensten, een moderne werkplek voor onze medewerkers, de ontwikkeling van de digitale vaardigheden van onze medewerkers en het meer en effectiever gebruiken van data voor beleidssturing en managementsturing. Het plan wordt stapsgewijs gerealiseerd.

Het college heeft een verantwoordelijkheden met betrekking tot fraude in het kader van de controle van de jaarrekening. Dit type fraude bevat het opzettelijke handelen door één of meerdere personen binnen de gemeente, waarbij gebruik wordt gemaakt van opzettelijke misleiding om onrechtmatig of onwettig voordeel te behalen. Een voorbeeld is het betalen van valse facturen waarbij één of meerdere personen binnen de gemeente betrokken zijn.
Jaarlijks actualiseren we de inventarisatie van de frauderisico’s. Hierbij nemen we ook beheersmaatregelen op die fraude voorkomt. Daarnaast is er bij de interne controle per proces aandacht voor mogelijke fraude. Conform de nota Risicomanagement en weerstandsvermogen wordt het college in kennis gesteld van de geactualiseerde frauderisico's inclusief beheersmaatregelen.
In 2023 zijn er geen signalen van fraude en/of integriteitsissues geweest voor wat betreft ambtelijk personeel.
Tevens zijn er in 2023 geen integriteitsmeldingen gedaan. In 2022 is een handelingsprotocol opgesteld waarin is vastgelegd hoe om te gaan met dit soort meldingen. Dit protocol is in 2022 door de gemeenteraad vastgesteld.

Conclusie:
Het college is van oordeel dat, met alle analyses en getroffen beheersmaatregelen, de risico’s met betrekking tot een beheerste en integere bedrijfsvoering inzichtelijk zijn en op een adequate manier worden verminderd.

Voorval buiten de gemeentelijke organisatie:
Er is een onderzoek gedaan naar de grondtransacties bij Californië BV die in 2019/2020 hebben plaatsgevonden. De gemeente Horst aan de Maas is géén aandeelhouder van de Californië BV. De aandeelhouders van Californië BV  zijn het Liof, de LLTB, de Stichting Bevordering Tuinbouw Greenport Venlo en het Ontwikkelbedrijf Greenport Venlo (OGV). Gemeente Horst aan de Maas is wel aandeelhouder van OGV (voor slechts 8,3%) en is via OGV op de hoogte gesteld van de mededeling van de interim bestuurder van Californië BV dat er een extern onderzoek is gedaan. Wij zijn als aandeelhouders van OGV op hoofdlijnen geïnformeerd over de uitkomsten van dit extern onderzoek. De Raad heeft ook zelf een onderzoek ingesteld, dit onderzoek loopt nog.

Met de implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening legt het college aan de gemeenteraad expliciet verantwoording af over de financiële rechtmatigheid van alle transacties. De controleverklaring van de accountant beperkt zich vanaf 2023 tot de getrouwheid van de jaarrekening, inclusief de expliciete rechtmatigheidsverantwoording van het college. De rechtmatigheidsverantwoording en de toelichting over afwijkingen en te treffen maatregelen dragen bij aan het gesprek tussen het college en de gemeenteraad over de rechtmatigheid en de kwaliteit van het systeem van sturing en beheersing.
Door de raad zijn op 8-3-2022 de grenzen vastgesteld voor de rechtmatigheidsverantwoording. Deze grens is 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves vastgesteld bij de jaarrekening. Daarnaast is de rapporteringsgrens vastgesteld op € 150.000.
De rapporteringsgrens van € 150.000 houdt in dat we alle fouten die geconstateerd zijn en die hoger zijn dan € 150.000 of meer toelichten in de paragraaf bedrijfsvoering.
Voor het boekjaar 2023 zijn de verschillen op onderstaande programma's hoger dan € 150.000.